Что такое копия паспорта с точки зрения закона?

Копия паспорта — персональные данные, поэтому, задаваясь вопросом о правомерности их использования, надо обращаться к федеральному закону от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 22.02.2017) «О персональных данных».

Любая организация, копирующая паспорта, автоматически становится оператором персональных данных, поэтому должна соблюдать требования закона.

Во-первых, нельзя снимать, хранить и передавать третьим лицам копию паспорта без согласия его владельца. Например, вы пришли в салон связи покупать сим-карту, выложили перед продавцом паспорт, а он без всякого предупреждения его скопировал. По закону он должен заручиться согласием.

Можно смело просить у компании, которая снимает копию паспорта, обязательство не разглашать данные (в виде отдельного документа, пункта в договоре, галочки на сайте) или соглашение на обработку данных, где будет прописано, что компания не передаст ваши персональные данные третьим лицам.

Согласно ст. 6 Федерального закона 152-ФЗ, оператор персональных данных должен получить письменное согласие на обработку персональных данных. В соглашении должна быть указана цель использования, перечень данных и срок их хранения. Исключение — суд и госорганы.

Ст. 5 152-ФЗ гласит:

Обработка персональных данных должна осуществляться на основе принципов соответствия целей обработки персональных данных целям, заранее определенным и заявленным при сборе персональных данных, а также полномочиям оператора

Если цель фирмы — идентифицировать личность, то достаточно первой страницы паспорта. Снимать копию всего документа уже неправомерно.

Делаем выводы, что давать копию паспорта можно только оператору персональных данных и только при наличии соглашения.

Но практика показывает, что всё не так просто. Не даёте копию паспорта? Мы вам не проводим возврат товара. Не даёте копию паспорта? Мы с вами не заключаем договор. Не даёте копию паспорта? Мы вас не берём на работу.

Во-первых, в каждом из этих случаев надо разобраться с вопросом законности требований. Во-вторых, надо разработать универсальный способ действий, чтобы и себя не подставить, и в конфликт не вступать.

Копия паспорта при трудоустройстве

Позиция судов и Роструда однозначна — работодатель не вправе хранить копии документов сотрудников.

Некоторые фирмы оформляют личные дела сотрудников, хотя это необязательно. Исключение — государственные и муниципальные служащие (Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609, ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ).

Впрочем, если организации хочется, то вести личное дело сотрудников ей никто не запретит. Но перечень документов, которые можно в нём разместить регламентирован:

анкета, автобиография, резюме;

заявление о приеме на работу;

копии документов об образовании;

рекомендации и характеристики;

медицинские справки;

трудовой договор;

выписка из приказа о приеме на работу;

выписки из протоколов об избрании на должность, об итогах конкурса на вакантную должность;

личная карточка.

Копия паспорта обязательна только для госслужащего. Остальные вправе её не передавать кадровой службе.

В соответствии с п. 2 ст. 5 Закона № 152-ФЗ обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.

Паспортные данные нужны работодателю только для заключения трудового договора, поэтому хранить их нельзя.

Судебная практика это подтверждает. Например, постановление от 14.03.2014 № 15АП−22502/2013 по делу А53−12557/2013.

Получается, что вы должны предоставить работодателю паспортные данные для заключения договора, но оставлять на хранение копию — нет.

Копия паспорта как приложение к договору

Заключение договоров — дело обычное. Чаще всего требуются только паспортные данные, а не копия.

Но что делать, если организация настаивает на скане документа, а вы сопротивляетесь?

Вам могут отказать в заключении договора, ссылаясь на ст. 421 ГК РФ «Свобода договора». Граждане и юридические лица свободны в заключении договора. Понуждение к заключению договора не допускается, за исключением случаев, когда обязанность заключить договор предусмотрена настоящим Кодексом, законом или добровольно принятым обязательством.

Вы не можете принудить фирму заключить с вами договор. Как быть с персональными данными?

Прочитайте сам договор. Чаще всего требование предъявить копию паспорта заключено в одном из пуктов. Там же содержится согласие на обработку персональных данных.

К тому же надо смотреть на подзаконные акты и регламенты, разработанные самой организацией. Как действовать, если надо заключить договор, а копию паспорта оставлять страшно, расскажем ниже.

Возврат товара по копии паспорта

Оформляя пакет документов на возвратно-обменную операцию, кассиры часто просят копию паспорта, ссылаясь на правила, которые установила бухгалтерия.

На самом деле надо оглядываться не на бухгалтерию, а на закон «О защите прав потребителей», методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными письмом Роскомторга от 10.07.1996 N 1−794/32−5, указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства».

Согласно, этим документам, продавец при возврате денег должен идентифицировать личность покупателя, но снимать копию не вправе. Получается, что показать паспорт придётся, но снимать с него копию нельзя.

Как себя обезопасить?

Если невозможно отказаться от копирования паспорта, юристы в один голос советуют наносить на копию паспорта ограничительную надпись.

В любом месте, которое невозможно отрезать, не испортив изображение, надо написать: «Организации N предоставляется копия документа N для целей (перечислить)». Данные паспорта надпись не должна перекрывать. Это сделает использование копии в противозаконных целях невозможным.

Ещё один способ обезопасить себя — в письменной форме отозвать персональные данные и потребовать уничтожения всех копий. Для этого напишите заявление в двух экземплярах. На своём попросите поставить отметку о получении.

По материалам портала Выберу